Nutzen und Einsatz entscheiden

1. Diese Entscheidung treffen Sie

Welches Problem lösen Sie — mit KI, vorhandener Software oder einer Prozessänderung? Am Ende steht ein abgegrenzter Anwendungsfall oder ein begründeter Verzicht mit Anlass zur Neubewertung.

• D01: Welches betriebliche Problem soll verbessert werden?
• D02: Welche Lösung ist dafür angemessen: KI, vorhandene Automatisierung, Prozessänderung oder vorerst keine Änderung?

Der Prozessverantwortliche beschreibt den Bedarf; die Geschäftsführung entscheidet über die weitere Vorbereitung.

2. Das müssen Sie dafür wissen

Beschreiben Sie die Arbeit, die heute liegen bleibt, zu lange dauert oder ein unbrauchbares Ergebnis liefert. Nennen Sie die betroffenen Vorgänge, ihre Menge und die geforderte Qualität. „KI einsetzen“ beschreibt noch kein betriebliches Ergebnis.

Vergleichen Sie Lösungen für dieselbe Aufgabe bei gleicher Zielqualität. Eine vorhandene Suche kann ausreichen; feste Regeln können wiederkehrende Daten automatisch zuordnen. Ein Sprachmodell kommt als Entwurfshelfer infrage, wenn Texte ausgewertet oder formuliert werden sollen und der Entwurf wirksam geprüft werden kann. Es kann dabei plausible Fehler erzeugen. Fachgrundlagen und Grenzen.

Eine lästige Aufgabe ist nicht automatisch ein geeigneter KI-Fall. Die Annahme hinter einem KI-Versuch lautet: Nach Einrichtung, Prüfung, Nacharbeit und Betrieb bleibt ein nutzbarer Vorteil. Wenn ohnehin eine verbindliche Vorlage alle benötigten Informationen liefert, kann diese Annahme falsch sein.

3. So prüfen Sie Ihren Fall

1. Problem eingrenzen: Welcher Vorgang, welche Beteiligten und welches Ergebnis? Welche Folgen hat der heutige Mangel? Erfassen Sie einen nachvollziehbaren Ausgangswert; Vermutungen als solche kennzeichnen.
2. Ursache prüfen: Fehlen Informationen, Zuständigkeiten oder ein einheitlicher Ablauf? Eine schnellere Zusammenfassung löst beispielsweise keinen ungeklärten Lieferstatus.
3. Alternativen vergleichen: Prüfen Sie vorerst keine Änderung, Prozessänderung, vorhandene Automatisierung und KI. Benennen Sie je Option Zusatzaufwand, verbleibende Lücke und Fehlerfolge. Für eine Eigenentwicklung muss ein Zusatznutzen gegenüber einer verfügbaren Lösung erkennbar sein.
4. Prüfbarkeit begrenzen: Welche Fehler kann eine fachkundige Person mit Quelleneinsicht rechtzeitig erkennen und zurückweisen? Fehlt dieses Korrektiv, wählen Sie einen engeren Fall oder verfolgen Sie die KI-Option nicht weiter.
5. Entscheidung festhalten: Lösung, Begründung, ausgeschlossener Umfang, nächster Nachweis, Verantwortlicher und Prüftermin. Keine Punktzahl ersetzt eine fehlende Voraussetzung.

Vor echter Nutzung: Die Vorbereitung ist keine Einsatzfreigabe. Anwendbare Bedingungen zu Zweck, Daten, Verträgen, Schutz und Nutzungsrechten sind in H3 zu klären; bei personenbezogenen Daten gehören Rechtsgrundlage, erforderlicher Auftragsverarbeitungsvertrag und mögliche Drittlandübermittlungen dazu. Erforderliche Beteiligung, Einweisung und fachkundige Ergebnisprüfung mit Korrektur-, Zurückweisungs- und Eskalationsbefugnis müssen bereitstehen (H4). Ausfallverfahren und Stop-Verantwortung werden vor dem Pilot erprobt (H6). Offene oder unklare anwendbare Muss-Kriterien stoppen den betroffenen Einsatz; „nicht relevant“ braucht eine Begründung. Für die erste Beschreibung genügen synthetische Unterlagen. Diese Orientierung ersetzt keine Fach- oder Rechtsberatung.

4. Ein konkretes Beispiel

Vollständig fiktiv, einschließlich Zeiten und Ausgaben. Ein Projektfertiger braucht für seine Besprechungen interne Statusberichte. Die Projektleitung sucht bisher Termin, offene Fragen und nächste Zuständigkeit aus mehreren Unterlagen zusammen. Für 40 Berichte setzt das Lehrbeispiel 30 Personenminuten je geprüftem Bericht an.

Sichtbare Eingabe zu P-17:

• A01, Projektplan: Abnahme 18.09.2026; Materialbestätigung offen.
• A02, freigegebener Änderungsbeschluss: 25.09.2026 ersetzt 18.09.2026.
• A03, jüngerer Arbeitsstatus: weiterhin 18.09.2026; Rückfrage an Einkauf, noch keine Antwort dokumentiert.

Die ausgewählten Unterlagen sollen automatisch einen Entwurf speisen. Der fehlerhafte Entwurf lautet: „Abnahme am 18.09.2026; Materialfrage erledigt.“ Die Projektleitung vergleicht ihn mit A02 und A03 und weist ihn zurück.

Geprüfte Beispielausgabe: „Abnahme am 25.09.2026 laut A02. Materialbestätigung offen. Projektleitung klärt mit Einkauf den Lieferstatus und veranlasst die Berichtigung von A03.“ Erst ihre Freigabe löst die automatische Rückablage aus.

Eine Regelvorlage könnte bestätigte Felder übernehmen. Sie reicht hier als Alternative, wenn dadurch die benötigte Übersicht entsteht. Die KI-Option wird nur weiter vorbereitet, wenn das Verdichten unterschiedlicher Texte zusätzlichen Nutzen erwarten lässt. Das Beispiel entscheidet noch nicht über dessen Wirtschaftlichkeit; das prüft H5.

5. Weiter, klären oder stoppen

• Weiter vorbereiten: Problem, Zielqualität und geeignete Option sind benannt; offene Nachweise haben Zuständigkeiten.
• Klären: Die Ursache oder der Vorteil gegenüber vorhandener Software ist unklar. Erst diesen Unterschied untersuchen.
• Stoppen oder verzichten: Kein hinreichender Zusatznutzen, keine wirksame Kontrolle oder offene Einsatzvoraussetzungen. Ein wichtiger Engpass rechtfertigt keine ungeklärte Nutzung.

Bei Verzicht auf neue KI klären Sie trotzdem die tatsächliche Nutzung in H2. Bestehende ungeklärte Nutzung wartet nicht bis zum nächsten Strategietermin. Legen Sie in H6 einen Verantwortlichen und konkreten Neubewertungsanlass fest. Das Ergebnis darf erneut Verzicht sein.

6. Ihr nächster Schritt

Der Prozessverantwortliche hält Problem, Ausgangswert, Zielqualität, Alternativenvergleich, gewählte Lösung, Ausschlüsse und nächste Klärung mit Person und Termin in einer Fallbeschreibung fest. Die Geschäftsführung bestätigt die Richtung. Bei einer KI-Option folgt H2: Daten und Werkzeuge klären.

7. Vertiefung nur bei Bedarf

Fall C: vorhandene Regeln statt neuer KI zeigt den vollständigen Alternativenvergleich; danach zurück zu D02. Fall A zeigt die Projektunterlagen und Prüfung. Zur Orientierung.