1. Diese Entscheidung treffen Sie
Unter welchen Bedingungen darf dieser Fall starten? Sie erhalten eine begrenzte Einsatzfreigabe oder einen begründeten Klärungs- beziehungsweise Stop-Auftrag.
- D05: Welche rechtlichen, vertraglichen und internen Bedingungen gelten für diesen Einsatz?
- D06: Was ist freigegeben, was bleibt ausgeschlossen und was muss vor Nutzung geklärt werden?
Die benannte Freigabeverantwortung entscheidet mit den zuständigen Rechts-, Datenschutz- und IT-Fachpersonen. Budgetzustimmung ersetzt keine notwendige Fachfreigabe. Dieses Modul strukturiert die Entscheidung; es erteilt keine allgemeine Rechtsfreigabe.
2. Das müssen Sie dafür wissen
Übernehmen Sie den abgegrenzten Zweck aus H1 und den tatsächlichen Datenweg aus H2: Quellen, Personenbezug, Dienst, Konto, Einstellungen, Empfänger, Speicherung und weitere Nutzung. Prüfen Sie bestehende berufliche Nutzung ebenso wie einen neuen Pilot.
Trennen Sie drei Grundlagen: Gesetz bestimmt anwendbare Pflichten und Verbote. Vertrag begrenzt beispielsweise die Verwendung von Kundenunterlagen oder eingekauften Inhalten. Interne Regel legt zusätzliche Unternehmensgrenzen fest. Eine Empfehlung wird erst durch ausdrückliche Festlegung zur internen Vorgabe. Produktname, bezahlter Tarif, EU-Server, Prüfzeichen und Punktescore ersetzen keine Prüfung.
3. So prüfen Sie Ihren Fall
Zuerst den Ausschluss prüfen. Verbotene Zwecke werden nicht freigegeben. Dazu zählt im gesetzlichen Anwendungsbereich die Ableitung von Emotionen aus biometrischen Daten am Arbeitsplatz; behauptete medizinische oder sicherheitsbezogene Ausnahmen sind vor Nutzung fachlich zu klären. Auch andere Verbote prüfen Sie nach Funktion, Zweck und Rolle. Eine spätere Frist einzelner KI-Regeln setzt bereits geltendes Recht nicht aus. Quellen und Geltungsstand.
Danach die Bedingungen für genau diesen Datenweg bestimmen:
| Prüffeld | Was vor der betroffenen Nutzung geklärt sein muss |
|---|---|
| Personenbezogene Daten | Zweck, Rechtsgrundlage, erforderliche Informationen, Zugriffe, Löschung und Schutzmaßnahmen; bei besonderen Datenkategorien zusätzliche Zulässigkeit. Bei Auftragsverarbeitung abgeschlossener AVV; bei anderer Rolle deren Voraussetzungen. Mögliche Drittlandübermittlungen prüfen. Erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung und sonstige notwendige Vorabverfahren abschließen; Dokumentationspflichten klären. |
| Verträge und Geheimhaltung | Gestatten Auftrag, Vertraulichkeitsvereinbarung und Nutzungsrechte diese Verarbeitung einschließlich Dienstleistern? Berufsgeheimnisse zusätzlich prüfen; AVV oder lokaler Betrieb allein genügen nicht. |
| Menschen und Entscheidungen | Bewerberdaten, Personalbewertung, Überwachung, Biometrie und Entscheidungen mit erheblichen Folgen gesondert prüfen. Anwendbare Beteiligung oder Zustimmung vor Einführung erfüllen. Grenzüberschreitend zuständige Rechte und Gremien fallbezogen klären; fehlender Betriebsrat bedeutet keine Freigabe. |
| Rolle und Außenwirkung | Eigene Entwicklung, Entwickelnlassen, Angebot unter eigenem Namen oder relevante System-/Zweckänderung lösen Rollenprüfung aus. Bei Kundenkontakt und Veröffentlichung anwendbare Hinweise und Inhaltsrechte klären; technische Markierung und sichtbarer Hinweis unterscheiden. Kein pauschaler Kennzeichnungszwang für jeden KI-Text. |
| Ausführung | Freigegebener Dienst, Datenumfang und Einstellungen; erforderliche KI-Kompetenz, Fachkenntnisse, Quelleneinsicht, wirksame Ergebnisprüfung sowie Korrektur-, Zurückweisungs- und Eskalationsbefugnis aus H4; erprobter Stop- und Ausfallweg aus H6. |
Jede anwendbare Bedingung erhält einen Status:
- Erfüllt: umgesetzt; Nachweis, prüfende Person und Datum benannt.
- Offen: fehlt, ist unklar oder nicht ausreichend belegt; zuständige Person und erforderlicher Nachweis festgelegt.
- Nicht relevant: konkrete Begründung und prüfende Person benannt; nicht aus einem leeren Feld ableiten.
Ein offenes oder unklar anwendbares Muss-Kriterium stoppt den betroffenen Einsatz. Unbetroffene Teile dürfen nur weiterlaufen, wenn ihre Abgrenzung nachgewiesen und ausdrücklich freigegeben ist. Bei unbekannter Reichweite bleibt der gesamte Fall angehalten.
4. Ein konkretes Beispiel
Vollständig fiktive Erweiterung von P-17; keine reale Freigabe. A01 nennt die interne Abnahme am 18.09.2026. Der freigegebene Änderungsbeschluss A02 ersetzt sie durch 25.09.2026. A03 enthält noch den alten Termin und eine offene Materialrückfrage. Zusätzlich verlangt eine angenommene Kundenvereinbarung die schriftliche Zustimmung zum vorgesehenen externen KI-Dienst; diese fehlt.
Der geplante Ablauf übernimmt A01–A03 automatisch, erzeugt einen internen Statusentwurf und legt ihn erst nach Quellenprüfung und Freigabe zurück. Die sachlich richtige Aussage wäre: „Interne Abnahme 25.09.2026 laut A02; Materialbestätigung offen.“ Sie ist keine Lieferzusage.
D05: Vertragliche Zustimmung offen; fachliche Prüfung der Terminlogik erfüllt, belegt durch A02; HR-Bewertung nicht relevant, weil der beschriebene Fall ausschließlich Projektstände verarbeitet und keine Personen bewertet. Weitere Datenschutz- und Betriebsbedingungen sind damit noch nicht bestätigt.
D06: Keine Übertragung der Kundenunterlagen in den vorgesehenen Dienst. Erst nach Zustimmung und Erfüllung aller übrigen Muss-Kriterien kann der begrenzte interne Ablauf freigegeben werden. Kundenversand bleibt ausgeschlossen. Auch eine korrekte KI-Aussage heilt keinen ungeklärten Datenweg.
5. Weiter, klären oder stoppen
Weiter: Alle anwendbaren Muss-Kriterien sind nachgewiesen erfüllt; die Entscheidung nennt Zweck, Umfang und Ausschlüsse. Klären: Eine Voraussetzung fehlt; die betroffene Nutzung ruht bis zur erneuten Entscheidung. Stoppen: Der Zweck ist verboten oder notwendige Voraussetzungen lassen sich im vorgesehenen Ablauf nicht erfüllen.
Die Freigabe wäre falsch, wenn sie nur die Eingabe betrachtet, während Protokolle, neue Empfänger oder automatische Folgeaktionen den Umfang erweitern. Gute Pilotzahlen und bereits investierte Arbeit ändern diese Grenze nicht.
H3: Weiter, klären oder stoppen
Grafik bei Bedarf seitlich verschieben oder vergrößern. Die Textalternative steht darunter.
Budgetzustimmung ersetzt keine notwendige Fachfreigabe. Unbetroffene Teile dürfen nur bei nachgewiesener Abgrenzung und ausdrücklicher Freigabe weiterlaufen. Nach der Klärung ist erneut zu entscheiden; eine erledigte Aufgabe gibt den Einsatz nicht automatisch frei. Vor dem Pilot müssen außerdem die Rollen und Vorbereitung aus H4 sowie die Ausfallvorsorge aus H6 nachgewiesen funktionieren.
Ablauf als Text lesen
Zuerst werden der konkrete Zweck und Datenweg gegen Gesetz, Vertrag und interne Regeln geprüft. Ist der Zweck verboten oder kann eine notwendige Voraussetzung im vorgesehenen Ablauf nicht erfüllt werden, wird dieser Einsatz gestoppt. Ist die Lage unklar oder fehlt ein Nachweis für ein anwendbares Muss-Kriterium, muss die betroffene Nutzung bis zur Klärung ruhen. Bei unbekannter Reichweite ruht der ganze Fall. Erst wenn alle anwendbaren Muss-Kriterien nachweislich erfüllt sind, kann die benannte Freigabeverantwortung mit den zuständigen Fachpersonen eine ausdrückliche, begrenzte Einsatzfreigabe erteilen. Diese nennt Zweck, Datenweg, Umfang und Ausschlüsse.
6. Ihr nächster Schritt
Die Freigabeverantwortung hält D05 als Bedingungenliste fest: Grundlage, Bedingung, Status, Begründung, Nachweis, Fachperson und Datum. D06 ergänzt freigegebenen Zweck, Datenweg, Umfang, ausgeschlossene Handlungen, offene Maßnahmen, Entscheidende und Änderungsanlässe. Offene Maßnahmen im vorhandenen Aufgabensystem automatisch aus dieser Liste erzeugen.
Klären Sie anschließend die Rollen und Vorbereitung in H4 sowie die Ausfallvorsorge in H6. Sind diese Voraussetzungen bereits nachgewiesen erfüllt, folgt H5: Pilot wirtschaftlich beurteilen. Zweck-, Daten-, Vertrags- oder Systemänderungen führen vor weiterer betroffener Nutzung zurück zu D05/D06.
7. Vertiefung nur bei Bedarf
Eigene Dokumente und Betriebsmodell · HR und Mitbestimmung · Berufsgeheimnisse · Eigene Anbieterrolle · Inhalte und Nutzungsrechte. Bei Betroffenheit ist die Klärung erforderlich. Danach zurück zum Freigabeblatt. Zum Start.