Relevant, wenn ein wiederkehrender Ablauf eindeutigen Regeln folgt und die vorhandene Software ihn automatisch ausführen kann. Ergebnis: begründete Wahl vorhandener Automatisierung, mit Kontrolle und Neubewertungsanlass. Zuständig: Prozessverantwortlicher mit IT; Geschäftsführung entscheidet über den Aufwand. Zurück zu: H1, D01/D02.
Alle Daten, Aufwände, Ausgaben und erfüllten Voraussetzungen sind erfunden. Die Ausgaben wurden als Lehrbeispiel geschrieben; sie stammen nicht aus einem hier betriebenen System. Der automatische Weg ist ein Sollverfahren. Die Entscheidung betrifft genau diesen Ablageprozess, keine pauschale Aussage über das ganze Unternehmen.
1. Der falsche Ordner ist das Problem
Ein Projektfertiger erhält interne Besprechungsprotokolle über ein digitales Formular. Das Formular verlangt Projektkennung, Dokumentart und Dateianhang. In vier Wochen fallen im Beispiel 100 Vorgänge an. Die Projektassistenz ordnet die Dokumente bisher einzeln zu und klärt unvollständige Eingänge mit der Projektleitung.
Ein Vorschlag lautet: „Die KI liest alle Protokolle und entscheidet, zu welchem Projekt sie gehören.“ Die Prozessverantwortliche prüft zuerst, welche Information fehlt. Für die Ablage braucht sie normalerweise keinen gelesenen Inhalt: Projektkennung und Dokumentart stehen bereits in den Formularfeldern. Die vorhandene Software kann diese Felder nach festen Regeln verarbeiten. Eine solche Funktion und ihre notwendige Verbindung nehmen wir im Beispiel als vorhanden an.
Das Ziel ist eng: Jeder Eingang landet entweder beim eindeutig bezeichneten Projekt oder als erkennbare Ausnahme bei der zuständigen Person. Die Ablage erteilt keine fachliche Protokollfreigabe und verändert keine Termine, Bestellungen oder Sicherheitsentscheidungen.
2. Sichtbare Eingaben und Regeln
Die vorhandene Projekttabelle enthält genau zwei für diesen Test freigegebene Einträge:
| Projektkennung | Zielablage | Zuständige Rolle |
|---|---|---|
| P-17 | Projekte/P-17/Protokolle | Projektleitung P-17 |
| P-71 | Projekte/P-71/Protokolle | Projektleitung P-71 |
Regel R1: Ein Eingang wird nur verarbeitet, wenn Projektkennung exakt in der freigegebenen Tabelle steht, Dokumentart „Besprechungsprotokoll“ ist und der Anhang lesbar vorliegt. Andernfalls erfolgt keine Projektablage, sondern automatische Übergabe an die Ausnahmebearbeitung.
Regel R2: Die eindeutige Eingangskennung verhindert erneute Ablage desselben Eingangs. Eine erneut verarbeitete Eingangskennung wird als Wiederholung markiert. Derselbe Anhang unter neuer Eingangskennung wird dadurch nicht erkannt; neue Einreichungen brauchen eine eigene Dubletten- und Versionsprüfung. Ein passender Dateiname ersetzt keine gültigen Formularfelder.
Formulareingänge im Lehrbeispiel:
| Eingang | Projektfeld | Dokumentart | Anhang |
|---|---|---|---|
| E-101 | P-17 | Besprechungsprotokoll | „P-17: Materialbestätigung offen. Projektleitung fragt Einkauf.“ |
| E-102 | P-71 | Besprechungsprotokoll | „P-71: Planfreigabe fehlt. Projektleitung fragt Konstruktion.“ |
| E-103 | P17? | Besprechungsprotokoll | „Rückfrage noch offen.“ |
Der Regelablauf liest die Formularfelder automatisch. Er speichert E-101 und E-102 in den entsprechenden Ablagen und führt Eingangskennung, Regelversion und Bearbeitungsstatus mit. E-103 geht automatisch an die Projektassistenz; der Inhalt wird keinem Projekt durch Vermutung zugeordnet.
3. Ein Fehler im ersten Regelentwurf
IT hatte zunächst die unzureichende Regel formuliert: „Wenn das Projektfeld die Zeichen 17 enthält, ordne P-17 zu.“ Damit würde E-103 trotz Fragezeichen im Projekt P-17 landen.
Absichtlich fehlerhafte Testausgabe: „E-103 → Projekte/P-17/Protokolle · erfolgreich.“
Die Projektassistenz vergleicht Eingabefeld, Projekttabelle und Ablageprotokoll. Sie kennt die Projektkennungen, hat Zugriff auf diese Quellen und darf die Zuordnung zurückweisen sowie die Projektleitung einschalten. Sie stoppt die fehlerhafte Regelversion. IT ersetzt die unscharfe Teiltextsuche durch die exakte Prüfung R1. Getestet werden die drei Eingänge, wiederholte Eingangskennungen, derselbe Anhang unter neuer Kennung, neue Versionen und fehlende Anhänge. Die Zusatzprüfung muss eine erneute Einreichung desselben Inhalts von einer gekennzeichneten neuen Version unterscheiden.
Erwartete Ausgabe des korrigierten Tests:
| Eingang | Ergebnis | Nächste Handlung |
|---|---|---|
| E-101 | Abgelegt bei P-17; keine fachliche Freigabe | Projektleitung klärt Materialbestätigung mit Einkauf. |
| E-102 | Abgelegt bei P-71; keine fachliche Freigabe | Projektleitung klärt Planfreigabe mit Konstruktion. |
| E-103 | Ausnahme: unbekannte Projektkennung; keine Projektablage | Projektassistenz klärt Projekt mit einreichender Rolle. |
Die zuständige Rolle berichtigt den Ursprungseintrag im Formular. Erst nach Bestätigung übernimmt der Ablauf die korrigierten Angaben automatisch. Eine Korrektur ist eine bewusste fachliche Entscheidung, kein Anlass für eine automatische KI-Zuschaltung. Formal gültige Felder können weiterhin sachlich falsch sein; deshalb bleibt die im Test vereinbarte Kontrolle bestehen.
4. Vier Lösungen für dasselbe Ziel
| Option | Beurteilung im fiktiven Fall |
|---|---|
| Vorerst keine Änderung | Der heutige Zuordnungsaufwand bleibt; kein Einführungsaufwand. Dient als Vergleich. |
| Prozessänderung | Ein eindeutiges Pflichtfeld reduziert Klärungsbedarf, übernimmt allein aber noch keine Ablage. |
| Vorhandene Regeln plus Pflichtfeld | Automatische Zuordnung und erkennbare Ausnahmen sind ohne Textinterpretation möglich; ausgewählte Option. |
| KI zur Textzuordnung | Zusätzlicher Dienst, Einrichtung und Ergebnisprüfung. Ein Zusatznutzen gegenüber den bereits verfügbaren Feldern ist nicht belegt. |
Die Annahme hinter der Auswahl ist, dass die Eingangsstruktur überwiegend stabil bleibt. Die Prozessverantwortliche darf nicht nur die leichtesten Eingänge betrachten. Fehlende und widersprüchliche Kennungen gehören zur Prüfung. Bereits investierte KI-Demozeit begründet keinen weiteren KI-Aufwand; ein anderer Betrieb bekäme unter denselben Bedingungen dieselbe Empfehlung.
5. Getrennte Personenzeit statt pauschaler Geldersparnis
Fiktive Planannahmen für dieselben 100 Vorgänge in vier Betriebswochen vom 2026-09-21 bis 2026-10-16, darunter zehn Ausnahmen; keine Messwerte oder Marktpreise. Alle Varianten sollen nach Kontrolle dieselbe Zielqualität erreichen. Zeiten sind addierte Personenzeit. Zwei Beteiligte für 30 Minuten zählen zusammen als eine Stunde.
| Personenzeit in Minuten | Bisheriger Ablauf | Vorhandene Regeln | Zusätzliches KI-Verfahren |
|---|---|---|---|
| Zuordnung beziehungsweise Kontrolle aller 100 Vorgänge | 100 × 3 = 300 | 100 × 1 = 100 | 100 × 2 = 200 |
| Klärung der zehn Ausnahmen, zusätzlich zur ersten Prüfung | 10 × 6 = 60 | 10 × 6 = 60 | 10 × 6 = 60 |
| Laufende Regel-/Datenpflege, Betreuung und Auswertung | im bisherigen Ablauf enthalten | 20 | 40 |
| Laufender Gesamtaufwand | 360 | 180 | 300 |
| Einmalige Einrichtung, Einweisung und Tests | 0 | 120 | 240 |
| Gesamt für den Vergleichszeitraum | 360 | 300 | 540 |
Die 120 Einführungsminuten der Regellösung bestehen aus 40 Einrichtung, 20 Einweisung, 20 Ausgangsvergleich aus vorhandenen Zeitaufzeichnungen und 40 Tests einschließlich Fehlerkorrektur, Ausfall und Wiederanlauf. Die 240 Minuten der KI-Option sind ein eigener hypothetischer Gesamtansatz, kein bereits erteiltes Budget. Weitere nötige Fachprüfung oder zusätzliche Vergleichsbearbeitung wäre vor einer Beauftragung zusätzlich anzusetzen. Bereits gezählte Ausnahmen werden nicht nochmals als Nacharbeit addiert.
Für die Regellösung ergeben sich im ersten Zeitraum 60 Minuten zusätzliche Kapazität, danach unter unveränderten Annahmen 180 Minuten je 100 Vorgänge. Die Projektassistenz soll diese Zeit für offene Projektrückfragen verwenden; die Prozessverantwortliche prüft, ob das gelingt. Das KI-Verfahren erzeugte im ersten Zeitraum 180 Minuten Mehrarbeit gegenüber bisher und hätte laufend 120 Minuten Mehrarbeit gegenüber der Regellösung.
Zusätzliche Zahlungen und vermiedene Auszahlungen werden separat erfasst. Für die vorhandene Regelfunktion nehmen wir keine zusätzliche Lizenzzahlung an. Für die nicht beauftragte KI-Option liegt kein Angebot vor. Daraus wird keine Euroersparnis berechnet; freigewordene Personenzeit ist kein automatisch vermiedener Gehaltsaufwand.
6. Begrenzter Auftrag und Ausfallvorsorge
Die Geschäftsführung bewilligt im Lehrbeispiel die Regellösung für diese 100 Vorgänge mit höchstens 300 Personenminuten einschließlich Einführung. Das laufende Ziel beträgt höchstens 180 Minuten je 100 Vorgänge. Jeder Eingang wird im Test geprüft. Bereits absehbare Überschreitung führt zu Stop und Ursachenklärung; keine nachträgliche Zielverschiebung.
IT prüft vor Start Zugriffsrechte, zulässige Datenverarbeitung, Speicherung, notwendige Verträge sowie eine automatische Warteschlange: Bei nicht erreichbarer Projektablage bleibt der Eingang als „wartet“ erhalten, ohne falsche Erfolgsmeldung. Die Projektassistenz erhält eine automatische Störungsmeldung. Nach Wiederherstellung verhindert die Eingangskennung doppelte Ablage. Die Projektleitung entscheidet über ungeklärte Ausnahmen; niemand ergänzt unbekannte Projektdaten auf Verdacht.
Anwendbare Muss-Kriterien müssen auch für diese Verarbeitung erfüllt sein. Offene oder unklare Kriterien stoppen den betroffenen Einsatz; „nicht relevant“ erhält eine Begründung. Die erfüllten Voraussetzungen und erfolgreichen Tests sind hier Annahmen, keine reale Sicherheits- oder Rechtsprüfung.
7. Kein neues KI-Projekt heißt nicht: keine vorhandene KI
Die Projektassistenz meldet im Bestandsaufnahmegespräch eine bereits genutzte Übersetzungsfunktion für Lieferantenkorrespondenz. Deren Vertrags- und Datenfreigabe ist im fiktiven Fall unklar. IT erfasst Funktion, Konto, tatsächliche Nutzung und Datenweg separat in H2. Diese betroffene Nutzung bleibt bis zur Klärung in H3 ausgesetzt. Abschalten allein erledigt die Aufklärung bereits verarbeiteter Daten nicht.
Die Geschäftsführung erklärt dem Team: „Für die Protokollablage reichen die vorhandenen Regeln. Unklare Projekte gehen an die Projektassistenz. Verbesserungen und andere KI-Nutzung melden Sie dort; jede weitere Anwendung wird gesondert geprüft.“ Erforderliche Vorbereitung richtet sich nach der tatsächlichen Arbeit und Nutzung in H4.
8. Wann die Entscheidung wieder auf den Tisch kommt
Die Prozessverantwortliche prüft die Wahl nach Abschluss des Vergleichszeitraums am 2026-10-16 und früher bei Fehlablage, ungeklärter Freigabe oder absehbarer Budgetüberschreitung. Nach einer bewilligten Fortführung gilt als zusätzlicher interner Prüfauslöser: In zwei aufeinanderfolgenden Paketen von je 25 Eingängen treten jeweils mehr als fünf Ausnahmen auf. Diese Schwelle ist für die Geschichte gesetzt, keine allgemeine Empfehlung.
Dann prüft sie zuerst die Ursachen: neue Dokumentart, fehlende Eingaberegel, falsche Projekttabelle oder veränderter Arbeitsablauf. Mögliche Ergebnisse sind Regelanpassung, bessere Eingabestruktur, begrenzter Umfang, erneuter Verzicht oder ein gesondert vorbereiteter KI-Fall. Ein höherer Ausnahmeanteil schaltet keine KI automatisch zu.
Wann wäre die heutige Entscheidung falsch? Wenn die Projektkennung künftig häufig nur aus wechselnden Texten erschlossen werden kann und eine überprüfbare andere Lösung den Gesamtaufwand ausreichend senkt. Diesen Zusatznutzen müsste der neue Vergleich erst belegen. Neue Regeln und neue KI-Optionen brauchen vor Nutzung passende Tests und Freigaben. Die bewilligten Grenzen des abgeschlossenen Versuchs werden nicht nachträglich geändert.
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