Daten und Werkzeuge klären

1. Diese Entscheidung treffen Sie

Welche Daten und vorhandenen KI-Funktionen sind für Ihren Fall relevant? Ihr Ergebnis ist ein Daten- und Nutzungsblatt mit Datenweg, Qualitätslücken und Zuständigkeiten.

• D03: Welche Daten braucht dieser Fall und reichen Qualität sowie Zugänglichkeit aus?
• D04: Welche KI-Nutzung besteht bereits und welcher Datenfluss ist für den ausgewählten Fall vorgesehen?

Der Prozessverantwortliche erarbeitet das Blatt mit IT und Datenverantwortlichen. Die Freigabeentscheidung folgt in H3.

2. Das müssen Sie dafür wissen

Beschränken Sie den Datenbedarf auf die gewählte Aufgabe. „Im Unternehmen vorhanden“ bedeutet weder für die Anwendung zugänglich noch für diesen Zweck nutzbar. Prüfen Sie benötigte Felder, gültige Versionen, Herkunft, Personenbezug, Vertraulichkeit und fremde Nutzungsrechte.

Halten Sie bei Software vier Zustände auseinander: verfügbar, aktiviert, tatsächlich genutzt und freigegeben. Auch automatisch ausgeführte Funktionen gehören zur tatsächlichen Nutzung. Der Produktname allein beantwortet keine dieser Fragen. Erfassen Sie vorhandene Text-, Übersetzungs-, Auswertungs- oder Vorschlagsfunktionen sowie berufliche Nutzung privater Konten. Ob eine Automatik rechtlich KI ist, wird anhand ihrer Funktion eingeordnet; nicht jede feste Regel ist KI.

Ein Inventar, ein bezahlter Tarif oder lokaler Betrieb gibt die Nutzung nicht frei. Zweck, Daten, Dienst, Einstellungen und Kontrollen werden gemeinsam geprüft. „Kein Modelltraining“ beantwortet nicht, wo Daten gespeichert werden oder wer zugreifen kann. Fachgrundlagen und Grenzen.

3. So prüfen Sie Ihren Fall

1. Benötigte Informationen benennen: Welches Ergebnisfeld braucht welche Quelle? Erklären Sie mehrdeutige Begriffe. Im Projektstatus bedeutet „Termin“ den gültig freigegebenen Termin, nicht das jüngste Dateidatum.
2. Qualität und Zugriff prüfen: Sind entscheidende Angaben vollständig, sachlich richtig, widerspruchsfrei beziehungsweise Widersprüche erkennbar, gültig und lesbar? Lassen Sie vorhandene Systeme zulässiges Prüfmaterial automatisch bereitstellen und definierte Fehler markieren. Fachliche Zweifelsfälle prüft der Datenverantwortliche an den Quellen. Die Auswahl muss auch schwierige Fälle enthalten; eine kleine Stichprobe belegt keine vollständige Eignung.
3. Tatsächliche Nutzung erheben: Fragen Sie die Beteiligten nach Aufgabe, Funktion, Konto und eingegebenen Daten. IT gleicht dies mit Softwarebestand, Einstellungen und Anbieterdokumentation ab. Keine Mitarbeiterüberwachung aus einer bloßen Bestandsaufnahme ableiten; erforderliche Beteiligung und zulässige Kontrollen vorher klären.
4. Datenweg beschreiben: Quelle → automatische Übernahme oder Suche → Modell beziehungsweise Regelverarbeitung → Entwurf → Prüfung/Freigabe → Rückablage. Ergänzen Sie Suchindex, Protokolle, Sicherungen, Zusatzdienste, Empfänger, Verarbeitungsorte, Zugriffsrechte und Löschbedingungen. Dokumentieren Sie unbekannte Stationen ausdrücklich. Eingelesene Dokumente oder Kundenanfragen können manipulierende Anweisungen enthalten. Sie dürfen keine Zugriffs-, Empfänger- oder Freigaberegeln ändern. Lassen Sie IT diesen Fall vor Nutzung testen; ein Warnsatz im Prompt genügt nicht als Schutz.
5. Lücken zuweisen: Je offener Frage: zuständige Person, benötigter Nachweis, Termin und betroffener Umfang. Kritische Datenlücken vor Nutzung beheben oder durch eine belastbare Ausnahmebehandlung vom Einsatz ausschließen.

Vor einem Test mit echten Daten müssen die anwendbaren Bedingungen aus H3 erfüllt sein: darunter passende Rechtsgrundlage, erforderlicher Auftragsverarbeitungsvertrag, mögliche Drittlandübermittlungen, Nutzungsrechte und Schutzmaßnahmen. Die Kontrolle braucht Fachkenntnisse, Quelleneinsicht und Befugnisse zum Korrigieren, Zurückweisen und Eskalieren (H4). Ausfallverfahren und Stop-Verantwortung werden vorher erprobt (H6). Diese Orientierung ersetzt keine erforderliche Fach- oder Rechtsberatung.

4. Ein konkretes Beispiel

Vollständig fiktive Unterlagen und Sollabläufe; keine echte Freigabe. Der Projektfertiger aus Fall A will interne Statusentwürfe erstellen. Die Projektleitung benötigt drei Dokumente zu P-17:

IT sieht für den geplanten Entwurfsdienst die automatische Übernahme genau dieser Dokumente vor. Quellenkennung, Version und Freigabestatus werden mitgeführt. Der Dienst erhält keinen pauschalen Zugriff auf alle Projektordner.

Inventarausschnitt: Entwurfsfunktion vorhanden; Projektanbindung noch deaktiviert; dafür noch keine tatsächliche Nutzung; Freigabe offen, weil der Protokollspeicherort nicht belegt ist. Die Projektleitung bestätigt außerdem eine bestehende Übersetzungsfunktion in einem anderen Arbeitsablauf. Diese erhält einen eigenen Eintrag mit Daten und Freigabestatus.

Fehlerhafte Beispielausgabe: „Abnahme 18.09.2026 laut aktuellem Status.“ Die Projektleitung öffnet A02 und erkennt den überholten Termin. Korrigiertes Ergebnis: „25.09.2026 laut A02; Materialbestätigung offen. Projektleitung klärt mit Einkauf und lässt A03 berichtigen.“ Ohne belegte Gültigkeit von A02 bliebe auch der Termin offen.

Offene Aufgabe der IT: Protokollspeicherung und Zugriffe belegen. Bis dahin bleibt die echte Projektanbindung ausgesetzt. Die synthetische Beispielausgabe demonstriert die Prüfung, keinen erlaubten Live-Test.

5. Weiter, klären oder stoppen

• Weiter zu H3: Erforderliche Daten, Datenweg und Qualitätsbefund sind nachvollziehbar; Freigabe und offene Bedingungen bleiben sichtbar.
• Klären: Fehlende Quelle, unbekannter Zugriff oder widersprüchlicher Freigabestatus. Fehlende Belege nicht durch plausible Modellantworten ersetzen.
• Betroffenen Einsatz stoppen: Ein anwendbares Muss-Kriterium ist offen oder unklar — auch bei bereits vorhandener Nutzung. „Nicht relevant“ wird begründet, nicht als erledigt gezählt.

Die Annahme hinter einer Dokumentanbindung ist, dass die ausgewählten Quellen für die Aufgabe genügen. Werden entscheidende Informationen systematisch anderswo geführt, ist dieser Datenweg ungeeignet. Mehr Daten anzubinden wäre erst nach erneutem Bedarfs- und Freigabecheck sinnvoll.

6. Ihr nächster Schritt

Der Prozessverantwortliche übergibt Zweck, Quellen/Felder, Qualitätsbefund, Datenweg, Nutzungszustände, Einstellungen, Zuständigkeiten und offene Nachweise mit Termin an H3: Einsatz prüfen und freigeben. IT und Datenverantwortliche bestätigen ihre Angaben. Änderungen werden nach H6 nachgeführt.

7. Vertiefung nur bei Bedarf

Wenn eigene Dokumente angebunden werden oder der Verarbeitungsort unklar ist: V01: Eigene Dokumente und Betriebsmodell; danach zurück zu D03/D04 und zur Freigabe in H3. Fall A · Zur Orientierung.