Fall A — Interne Projektdokumentation

Relevant, wenn Sie aus mehreren Projektunterlagen einen internen Statusbericht erstellen wollen. Ergebnis: Pilotauftrag mit den zwölf verbindlichen Feldern aus H5 Abschnitt 6, hier in Abschnitt 6 ausgefüllt. Die Beispielausgabe veranschaulicht die Ergebnisprüfung. Fachprüfung: Ergebnisprüfer, bei Freigabefragen die jeweils zuständige Fachperson. Zurück zu: H5, Entscheidungen D09 und D10.

Alle Unterlagen, Zeiten, Kosten und Prüfergebnisse dieses Falls sind erfunden. Die Ausgaben wurden für das Lehrbeispiel geschrieben; sie sind keine protokollierten Ergebnisse eines eingesetzten KI-Systems. Der automatische Datenweg ist ein beschriebenes Sollverfahren, keine hier installierte Unternehmenslösung.

1. Vor der Projektbesprechung: Welcher Termin gilt?

Am Morgen der Projektbesprechung braucht die Projektleitung einen kurzen Überblick zu P-17. Ein fiktiver Sondermaschinenbauer fertigt eine Montagevorrichtung für eine Produktionslinie. Die Geschäftsführung möchte wissen: Welcher Abnahmetermin gilt? Was ist noch offen? Wer kümmert sich darum? Dieser betriebliche Rahmen ist für die Geschichte ergänzt; die folgenden Unterlagen sind erfundene Miniaturen.

Die Antworten liegen in drei Dokumenten: dem ursprünglichen Projektplan, einem freigegebenen Terminbeschluss und dem jüngsten Arbeitsstatus. Zwei nennen den 18. September, eines den 25. September. Die Materialbestätigung für die Schlussmontage ist weiterhin offen.

Bisher öffnet die Projektleitung diese Unterlagen, gleicht die Aussagen ab und formuliert daraus den internen Statusbericht. Im beschriebenen KI-Ablauf werden die ausgewählten Unterlagen automatisch übernommen; die KI bereitet einen Entwurf mit Quellenangaben vor. Die Projektleitung geht anschließend den einzelnen Aussagen nach und gibt den korrigierten Bericht frei. Die Abschnitte 2 bis 4 zeigen die Unterlagen, den Fehler und das fertige Ergebnis.

Rollen wie in H5: Die Pilotleitung koordiniert, erfasst Aufwand und löst Stop aus. Der Prozessverantwortliche beurteilt Ausgangswert, Zielqualität und tatsächliche Verwendung der Kapazität. Der Ergebnisprüfer kontrolliert Quellen und Ergebnisse mit Korrektur-, Zurückweisungs- und Eskalationsbefugnis. Die Geschäftsführung entscheidet über Budget, Fortführung und Ausweitung; notwendige Fachfreigaben erteilen zuständige Fachpersonen. Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen, wenn wirksame Kontrolle und anwendbare Vorgaben dies erlauben. In diesem Fall ist der Prozessverantwortliche zugleich Pilotleitung; die Projektleitung übernimmt die Rolle Ergebnisprüfer.

Die Projektgruppe eines fiktiven Projektfertigers braucht in vier Wochen 40 interne Statusberichte aus freigegebenen Unterlagen. Jeder Bericht muss Terminstand, offene entscheidungsrelevante Fragen, Quellen und nächste Zuständigkeit zeigen. Er darf keine Kundenmitteilung auslösen und keine Abnahme, Bestellung oder Terminfreigabe erteilen.

Die Vergleichsgröße ist ein gleichwertiger geprüfter Bericht. Für die bisherige Erstellung nehmen wir 30 Minuten je Bericht an, einschließlich Quellenarbeit und Prüfung. In einem echten Pilot wären diese Ausgangswerte mit repräsentativen Fällen zu messen. Wenn eine vorhandene regelbasierte Vorlage dieselbe Aufgabe ausreichend löst, vergleichen Sie auch deren Gesamtaufwand, bevor Sie sich für KI entscheiden.

2. Eingabematerial für einen Bericht

Die folgenden vollständigen Miniaturunterlagen beziehen sich auf P-17. Der Projektplan A01 zeigt den ursprünglichen Termin und den dokumentierten Fortschritt. Der freigegebene Terminbeschluss A02 hält eine verbindlich beschlossene Änderung fest. Der Arbeitsstatus A03 zeigt offene Aufgaben und den zuletzt eingetragenen Stand. Ein neuer Eintrag ist nicht automatisch ein neuer Beschluss. Es gibt keine echten Personen- oder Kundendaten.

A01 — Projektplan · freigegeben am 2026-09-01 · Abschnitt Termin

Projekt P-17: Funktionsprüfung abgeschlossen. Geplante interne Abnahme am 18.09.2026. Offene Frage: Bestätigung des Materials für die Schlussmontage.

A02 — Terminänderung · freigegeben am 2026-09-07 · Abschnitt Beschluss

Projekt P-17: Die Projektleitung verschiebt die interne Abnahme auf den 25.09.2026. Dieser Beschluss ersetzt den Termin 18.09.2026 aus A01. Die Materialbestätigung bleibt offen; daraus folgt keine Lieferzusage.

A03 — Arbeitsstatus · aktualisiert am 2026-09-08 · nicht als Terminänderung freigegeben

Projekt P-17: Funktionsprüfung abgeschlossen. Nächste interne Abnahme 18.09.2026. Rückfrage an Einkauf: Liegt die Materialbestätigung vor? Noch keine Antwort dokumentiert.

Ein jüngeres Dateidatum macht A03 nicht zur gültigen Terminfreigabe. Im Beispiel ist A02 maßgeblich, weil es ausdrücklich als freigegebener Änderungsbeschluss den alten Termin ersetzt. Ohne diesen Nachweis müsste die Projektleitung den gültigen Termin klären; die KI dürfte nicht einfach eines der Daten auswählen.

3. Automatischer Datenweg und Voraussetzungen

1. Eine bereits vorhandene, für diesen Zweck freigegebene Verbindung übernimmt automatisch nur die ausgewählten Unterlagen aus der freigegebenen Ablage. Quellenkennung, Version und Freigabestatus werden mitgeführt. Eingänge werden nach Projekt und Dokumentversion zugeordnet.
2. Der Ablauf erstellt einen als solchen gekennzeichneten Statusentwurf mit Quellenstellen und offenen Widersprüchen. Fehlende oder unlesbare Unterlagen sowie ein unklarer Freigabestatus führen zur Ausnahme und sperren den betroffenen Bericht bis zur Klärung. Ein vorhandenes Dokument mit unklarem Status wird nicht stillschweigend als freigegeben behandelt.
3. Der Entwurf landet automatisch bei der Projektleitung als Ergebnisprüfer. Sie öffnet den Entwurf und die zugehörigen Quelldokumente nebeneinander: Stimmt der Termin mit dem freigegebenen Beschluss überein? Ist jede Zusage belegt? Sind offene Aufgaben noch sichtbar? Sie korrigiert falsche Aussagen oder weist den Entwurf zurück. Ohne Freigabe bleibt er im Entwurfsbereich.
4. Erst die bestätigte Freigabe löst die automatische Rückablage als aktueller Bericht aus. Die verwendeten Quellenversionen und die Entscheidung bleiben nachvollziehbar. Wurden Quellen während der Prüfung oder nach Freigabe vor der Rückablage geändert, wird die Rückablage gesperrt; der Bericht braucht eine erneute Prüfung und Freigabe.

Vor echter Nutzung: Zweck und Zulässigkeit, konkrete Tool-/Datenfreigabe, Zugriffe, Datenbegrenzung, erforderliche Verträge, Datenwege und Nutzungsrechte sind zu klären. Für personenbezogene Daten braucht es die passende Rechtsgrundlage und bei erforderlicher Auftragsverarbeitung den entsprechenden Vertrag; mögliche Drittlandübermittlungen gehören in die Prüfung. Betroffene Sonderfälle, etwa Mitbestimmung oder Berufsgeheimnisse, klärt die zuständige Fachperson. Ein offenes anwendbares Muss-Kriterium stoppt den betroffenen Einsatz. Diese Orientierung ersetzt keine Fach- oder Rechtsberatung.

Der Ergebnisprüfer braucht Fachkenntnisse, Zugang zu allen nötigen Quellen und die Befugnis, zu korrigieren, zurückzuweisen oder Fachpersonen einzuschalten. Beteiligte werden für den tatsächlichen Ablauf eingewiesen. Als interne Regel dieses Pilots wird jeder Bericht geprüft; es gibt keine Freigabe allein aufgrund einer hohen Konfidenzangabe des Modells.

Ausfallverfahren: Die Pilotleitung hält die automatische Erstellung und Rückablage neuer Berichte an. Eine zuvor getestete regelbasierte Statusvorlage übernimmt die freigegebenen Felder automatisch und markiert Lücken. Der Ergebnisprüfer entscheidet über Berichtsfreigaben und eskaliert ungeklärte Ausnahmen; ungeklärte Berichte erhalten keine Freigabe. Ist auch die Quellenablage nicht erreichbar, erfolgt keine neue Statusfreigabe; die Projektleitung erhält automatisch eine Störungsmeldung. Der letzte freigegebene Bericht bleibt mit seinem Stand kenntlich. Eine solche Rückfalllösung ist Voraussetzung des beschriebenen Pilots und muss außerhalb dieses Lehrbeispiels tatsächlich erprobt werden.

Fall A: Vom Quelldokument zum internen Statusbericht

Grafik bei Bedarf seitlich verschieben oder vergrößern. Die Textalternative steht darunter.

Fehlende oder unlesbare Unterlagen und ein unklarer Quellenstatus sperren den betroffenen Bericht. Der Ablauf setzt die in Abschnitt 3 genannten Freigaben und eine kompetente, mit Quelleneinsicht sowie Korrektur-, Zurückweisungs- und Eskalationsbefugnis ausgestattete Prüfrolle voraus. Der Versionsvergleich muss Änderungen bis zur tatsächlichen Rückablage erfassen; ein früherer einmaliger Vergleich reicht nicht.

Ablauf als Text lesen

Der Ablauf übernimmt automatisch drei Unterlagen: Projektplan A01, freigegebenen Änderungsbeschluss A02 und Arbeitsstatus A03. Daraus entsteht ein Entwurf mit Quellenangaben und sichtbaren Widersprüchen. Die Projektleitung vergleicht jede Aussage mit den Quellen. Sie korrigiert Fehler oder weist den Entwurf zurück. Ohne Freigabe bleibt der Bericht im Entwurfsbereich. Erst die fachliche Freigabe erlaubt die automatische Rückablage als interner Bericht. Ändern sich die verwendeten Quellen während der Prüfung oder nach Freigabe bis zur tatsächlichen Rückablage, wird die Ablage gesperrt. Der Bericht muss anhand des neuen Stands erneut geprüft und freigegeben werden. Quellenversionen und Entscheidung bleiben nachvollziehbar.

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4. Die Projektleitung macht aus dem Entwurf einen verlässlichen Status

Absichtlich fehlerhafte Beispielausgabe:

P-17 ist bereit zur internen Abnahme am 18.09.2026. Der aktuelle Arbeitsstatus A03 bestätigt den Termin. Die Materialfrage ist erledigt.

Die Projektleitung geht die drei Aussagen einzeln durch. Sie sucht die betreffende Stelle im Dokument, vergleicht sie mit dem Entwurf und entscheidet über die Korrektur:

Geprüfte Beispielausgabe — interner Status, Stand 2026-09-09:

In der Besprechung sind damit der belegte Termin und die nächste Aufgabe sichtbar: Die Projektleitung klärt mit Einkauf den Lieferstatus und veranlasst die Berichtigung des veralteten Arbeitsstatus. Nach ihrem abschließenden Abgleich und der Freigabe wird der Bericht automatisch in der Projektablage gespeichert, sofern die freigegebenen Quellenversionen weiterhin gelten. Eine zwischenzeitliche Quellenänderung sperrt die Rückablage bis zur erneuten Prüfung und Freigabe.

Der Bericht kann den Widerspruch transparent nennen, weil A02 die Terminfrage nachvollziehbar entscheidet. Die offene Materialfrage bleibt eine echte offene Aufgabe. Die korrigierte Quelle A03 fließt erst nach ihrer Freigabe automatisch in spätere Entwürfe ein. Eine Korrektur am Bericht trainiert das Modell nicht automatisch. Ein erneuter Test mit den widersprüchlichen Unterlagen gehört zur Änderung des Ablaufs.

5. Ein Mengen- und Zeitgerüst

Rechenannahmen für vier Wochen und dieselben 40 Berichte. Die Unterlagen oben zeigen einen dieser Berichte. Für den Vergleich nehmen wir an, dass alle 40 denselben geforderten Qualitätsmaßstab nach Prüfung erreichen. Das ist keine gemessene Erfolgsquote.

Die sechs Einführungsstunden liegen vor den vier Betriebswochen, zählen aber vollständig zum Pilotbudget. Die vier Wochen sind Messzeit, keine Gesamtdauer der Einführung. Alle Personenstunden werden addiert: Eine Stunde mit zwei Beteiligten sind zwei Stunden Aufwand. Die laufende Datenpflege, Messauswertung und Zwischenprüfungen sind im fiktiven Ansatz für Betrieb/Betreuung enthalten. Die Nacharbeit am gezeigten fehlerhaften Entwurf ist bereits in den durchschnittlich drei Minuten je Bericht enthalten; sie wird nicht nochmals hinzuaddiert. Gemeinsame unveränderte Projektarbeit außerhalb der Berichterstellung wird auf beiden Seiten nicht gezählt.

Für die Ausgangsmessung nehmen wir vorhandene Aufzeichnungen vergleichbarer bisheriger Berichte an; ihre zusätzliche Auswertung kostet die ausgewiesene Stunde. Die zwei Stunden Betrieb und Betreuung enthalten die laufende Messauswertung und Zwischenprüfungen. Eine parallele doppelte Berichterstellung ist nicht eingeplant. Wird sie für einen belastbaren Vergleich benötigt, zählt ihre zusätzliche Arbeit zum Pilotbudget; der Auftrag muss vorab neu gerechnet werden.

• Pilot: 20 − 18 = 2 Stunden zusätzliche Kapazität.
• Weitere vier Wochen bei gleicher Menge und Qualität, ohne neue Einrichtung: 20 − 10 − 2 = 8 Stunden zusätzliche Kapazität.
• Zusätzliche Ausgaben: eine fiktive nutzungsabhängige Gebühr von 100 Euro je vier Betriebswochen bei 40 Berichten, keine zusätzliche Einmalzahlung in diesem fiktiven Fall.
• Tatsächlich vermiedene Auszahlungen: 0 Euro; Gehälter und bisherige Rechnungen bleiben unverändert. Der Saldo der zusätzlichen und vermiedenen Auszahlungen beträgt damit 100 Euro Mehrausgabe je vier Betriebswochen.

Die Geschäftsführung akzeptiert im Beispiel die Mehrausgabe für Kapazität zum Bearbeiten offener Projektrückfragen. Ob daraus zusätzlicher betrieblicher Nutzen entsteht, muss der Prozessverantwortliche überprüfen. Es wird weder eine positive Kapitalrendite noch eine jährliche Ersparnis behauptet.

Die vorhandene Verbindung, geordnete Datenablage und Rückfalllösung sind wesentliche Annahmen. Im Beispiel sind die Unterlagen digital lesbar und eindeutig Projekten zugeordnet; inhaltliche Widersprüche bleiben dennoch prüfbedürftig. Müssen Daten erst bereinigt, Zugriffe vorbereitet oder Dokumente aufwendig zugeordnet werden, gehört diese Arbeit zusätzlich in die Einführung. Unterschätzte laufende Datenpflege erhöht den Betrieb. Neue Schnittstellen, zusätzliches Training oder größere Fachprüfungen dürfen ebenfalls nicht in den sechs Stunden verschwinden: Aufwand neu schätzen und den Auftrag vor Start ändern. Die Werte sind kein marktüblicher Preis und keine pauschale Einführungsdauer.

6. Ausgefüllter Pilotauftrag

Dies ist dieselbe verbindliche Feldliste wie in H5 Abschnitt 6. Alle Festlegungen sind interne Regeln dieses fiktiven Pilots, keine allgemeingültigen Schwellen.

7. Ungünstiger Fall und Entscheidung

Gegenrechnung, keine zweite Messung: Die Quellenprüfung braucht statt 8 nun 14 Minuten je Bericht. Alles andere bleibt gleich. Die Bearbeitung steigt von 15 auf 21 Minuten.

40 × 21 Minuten = 14 Stunden; dazu 2 Stunden Betrieb und 6 Stunden Einführung ergeben 22 Stunden Pilotaufwand. Gegenüber bisher 20 Stunden entstünden 2 Stunden Mehrarbeit. Ohne Einführung blieben nur 4 Stunden Kapazitätsgewinn je vier Wochen. Die 100 Euro Zusatzkosten bleiben bestehen.

Die Pilotleitung erkennt dies beispielsweise nach zehn repräsentativen Berichten und stoppt auf Basis der Hochrechnung. 22 Stunden sind der erwartete Aufwand bei vollständiger Fortsetzung, kein bereits ausgegebenes Budget. Die zehn Berichte kosten dann 3,5 Stunden; mit sechs Einführungsstunden sind 9,5 Stunden gebunden. Selbst wenn bereits die gesamten zwei Betreuungsstunden angefallen wären, läge der Verbrauch erst bei 11,5 Stunden. Der tatsächliche zeitliche Anfall dieser zwei Stunden ist nicht vorgegeben und wird nicht erfunden. Das 18-Stunden-Limit und das 8-Stunden-Ziel würden verfehlt. Ein neuer Versuch setzt eine nachvollziehbare Änderung und einen neu bewilligten Auftrag voraus; der erste Pilot wird dadurch nicht nachträglich erfolgreich.

Zusätzlicher negativer laufender Fall: Statt sechs sind fünfzehn zusätzliche Prüfminuten je Bericht nötig. Dann kostet jeder Bericht insgesamt 30 Minuten: 40 × 30 / 60 = 20 Stunden Bearbeitung. Mit zwei Stunden Betrieb und sechs Stunden Einführung entstehen 28 Pilotstunden, also acht Stunden Mehrarbeit gegenüber dem bisherigen Ablauf. Auch ohne Einführung bleibt der laufende Aufwand mit 22 Stunden höher als bisher: zwei Stunden Mehrarbeit je vier Wochen, zuzüglich 100 Euro. Das verfehlt die Grenzen ebenfalls; Pilot stoppen, bevor weiteres Budget verbraucht wird.

Entscheidung im Ausgangsfall: Nur unter der ausdrücklich angenommenen, nicht real geprüften Erfüllung aller Startvoraussetzungen sowie der Qualitäts- und Akzeptanzkriterien ist begrenzte Fortführung im Lehrbeispiel begründet. Die Geschäftsführung bewilligt den in Feld „Fortführung und Ausweitung“ beschriebenen Folgezeitraum mit eigenem Budget und weiterhin geltenden Stop-Regeln. Eine tatsächlich ungeklärte Freigabe würde jede Fortführung des betroffenen Einsatzes verhindern. Wann wäre diese Entscheidung falsch? Wenn die freigewordenen Stunden nicht nutzbar sind, die Unterlagen im echten Alltag schwieriger werden oder notwendige Einführung fehlt, trägt die Rechnung nicht. Bereits investierte Zeit ist kein Grund, einen ungeeigneten Ablauf fortzusetzen.

8. Integrationscheck bei zusätzlichem Aufwand

Relevant, wenn mehrere Fachsysteme, neue Verbindungen oder geschäftskritische Abläufe betroffen sind. Nach der Klärung liegt vor: ein abgegrenzter Umsetzungsauftrag mit Gesamtaufwand, Abnahmetest und Rückfallweg. Fachprüfung: IT-/Prozessverantwortlicher sowie die zuständigen Datenschutz-, Rechts- und Sicherheitsrollen. Rückkehr: D09/D10, Prüfschritte und Pilotauftrag.

• Welche Datenbereinigung und laufende Datenpflege sind nötig? Welche Daten und Versionen werden automatisch zwischen welchen Systemen übertragen? Welche Zugriffe und Schreibrechte sind erforderlich und freigegeben?
• Was passiert bei fehlenden Quellen, doppelten Vorgängen, Versionsänderungen und Ausfall? Verhindert der Test ungeprüfte Rückablage und falsche Statusfreigaben?
• Wie viel Einrichtung, Lernen, Betrieb, Betreuung, Prüfung und Nacharbeit fällt zusätzlich an? Wie verändert das Menge, Budget und Entscheidungstermin?
• Falls ein Dienstleister umsetzt: Sind Leistungsumfang, Abnahmefälle, Folgekosten, laufende Verantwortung und Wissenstransfer so festgelegt, dass Angebote vergleichbar sind und ein Wechsel möglich bleibt?

Ist eine entscheidende Antwort offen, passt der bisherige Pilotauftrag noch nicht. Klären Sie den betroffenen Teil vor seiner Nutzung und kehren Sie zur Budget- und Freigabeentscheidung zurück. Dieser Check ersetzt keinen vollständigen Integrationsentwurf und keine Fachfreigabe.

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Fall A interaktiv durchspielen: Quellenentscheidung und fiktive Aufwandsrechnung ausprobieren. Das Beispiel erteilt keine betriebliche Einsatzfreigabe.