A01Projektplan
Projekt P-17: Funktionsprüfung abgeschlossen. Geplante interne Abnahme am 18.09.2026. Offene Frage: Bestätigung des Materials für die Schlussmontage.
INTERNE PROJEKTDOKUMENTATION
Zwei Termine für denselben Projektstand.
Eine Projektleitung braucht Klarheit für die nächste Besprechung. Drei Unterlagen liefern widersprüchliche Antworten. So entsteht daraus ein brauchbarer Statusbericht.
EIN MORGEN VOR DER PROJEKTBESPRECHUNG
Was ist mit P-17?
Ein fiktiver Sondermaschinenbauer fertigt eine Montagevorrichtung für eine Produktionslinie. Vor der internen Besprechung braucht die Projektleitung einen kurzen Status. Die Geschäftsführung will wissen: Welcher Abnahmetermin gilt? Was ist noch offen? Wer kümmert sich darum?
Die Antworten stehen bereits in der Projektablage. Allerdings passen sie nicht zusammen: Der Projektplan und der jüngste Arbeitsstatus nennen den 18. September. Ein freigegebener Beschluss nennt den 25. September. Die Materialbestätigung für die Schlussmontage fehlt weiterhin.
Bisher: Die Projektleitung öffnet die Unterlagen, gleicht die Aussagen ab und formuliert daraus den Bericht. Im beschriebenen KI-Ablauf wird der Entwurf automatisch vorbereitet. Die Projektleitung bleibt für die belegten Aussagen und die Freigabe verantwortlich.
Fiktive Szene mit erfundenen Miniaturunterlagen. Die Beispielausgaben wurden für das Lehrbeispiel geschrieben; die Seite führt keinen echten KI-Lauf aus.
DAS ARBEITSMATERIAL
Drei Unterlagen, zwei Termine.
Der Projektplan zeigt den ursprünglichen Stand. Der Terminbeschluss dokumentiert die Änderung. Im Arbeitsstatus stehen offene Aufgaben und noch ein veralteter Termin.
A02Terminänderung
Projekt P-17: Die Projektleitung verschiebt die interne Abnahme auf den 25.09.2026. Dieser Beschluss ersetzt den Termin 18.09.2026 aus A01. Die Materialbestätigung bleibt offen; daraus folgt keine Lieferzusage.
Im gewählten Gegenfall fehlt der gültige Freigabenachweis zu diesem Inhalt.
A03Arbeitsstatus
Projekt P-17: Funktionsprüfung abgeschlossen. Nächste interne Abnahme 18.09.2026. Rückfrage an Einkauf: Liegt die Materialbestätigung vor? Noch keine Antwort dokumentiert.
WAS KONKRET GEMACHT WIRD
Vom Entwurf zum internen Bericht
Die KI bereitet den Entwurf vor.
Eine bereits freigegebene Verbindung übernimmt automatisch genau diese ausgewählten Unterlagen aus der Projektablage. Die KI soll Termin, offene Fragen und nächste Zuständigkeit mit Quellenangaben zusammenstellen. Dokumentversionen bleiben zugeordnet.
Die Projektleitung geht den Aussagen nach.
Sie öffnet Entwurf und Quellen nebeneinander. Im absichtlich fehlerhaften Entwurf steht der 18. September und die Materialfrage gilt als erledigt. Sie ersetzt den Termin anhand von A02, streicht die unbelegte Abnahmebereitschaft und hält die Materialfrage laut A02/A03 offen.
Der korrigierte Status wird freigegeben und abgelegt.
Nach dem abschließenden Abgleich gibt die Projektleitung den internen Bericht frei. Erst dann wird er automatisch in der Projektablage gespeichert, sofern die freigegebenen Quellenversionen weiterhin gelten. Sie klärt mit Einkauf den Lieferstatus und veranlasst die Berichtigung von A03. Ändert sich eine Quelle während der Prüfung oder nach Freigabe vor der tatsächlichen Rückablage, wird die Rückablage gesperrt. Der Bericht braucht eine erneute Prüfung und Freigabe.
Das liegt am Ende auf dem Tisch: Entwurf und korrigierter Bericht
Fehlerhafter Entwurf
„P-17 ist bereit zur internen Abnahme am 18.09.2026. Der aktuelle Arbeitsstatus A03 bestätigt den Termin. Die Materialfrage ist erledigt.“
Falscher Termin, unbelegte Bereitschaft, erfundene Materialbestätigung.
Korrigiert bei gültigem A02
„Abnahme: 25.09.2026 laut A02. A03 enthält noch den alten Termin und muss berichtigt werden. Materialbestätigung offen. Projektleitung klärt mit Einkauf den Lieferstatus.“
Ohne gültiges A02 bleibt der Bericht bis zur Klärung gesperrt. Eine Quellenänderung bis zur tatsächlichen Rückablage sperrt die Ausgabe auch nach bereits erteilter Freigabe; erneut prüfen und freigeben. Diese Ausgabe gilt nur für die unveränderte Ausgangslage.
Jetzt eine andere Quellenlage durchspielen
Welche Aussage ist belegbar?
Lesen Sie die drei Unterlagen und wählen Sie Ihre Aussage.
Freigegeben wird ausschließlich ein interner Statusbericht. Das ist keine Bestellung, Kundeninformation oder Abnahmefreigabe. Bei einem einzelnen Fehler: Bericht zurückhalten und erneut prüfen. Bei wesentlichem Fehler nach Freigabe, Wiederholung trotz Korrektur, fehlender gemeinsamer Kontrolle oder unbekannter Fehlerreichweite: gesamten Pilot stoppen beziehungsweise bis zur Klärung pausieren.
WAS KOSTET DIESE ARBEIT?
Ein Bericht ist fertig. Trägt sich der ganze Pilot?
Die Szene zeigt einen einzelnen Bericht zu P-17. Der Pilot umfasst 40 Berichte der gesamten Projektgruppe in vier Betriebswochen. Zum Aufwand gehören Vorbereitung, Quellenarbeit, Korrekturen und Freigabe. Verändern Sie die Annahmen und sehen Sie, was von der erhofften Entlastung übrig bleibt.
Aufwand durchspielen
Bisher: 30 Minuten je Bericht, einschließlich Quellenarbeit und Prüfung. Das sind 20 Personenstunden für dieselben 40 Berichte.
Zusätzlich je Bericht: 2 Min. Bedienung + 3 Min. durchschnittliche Nacharbeit + 2 Min. Schlussfreigabe.
Zusätzlicher Aufwand
Über die Beispielannahmen hinausEnthalten: 6 Std. Einführung vor den Betriebswochen, 2 Std. Betrieb und Betreuung sowie 100 € Nutzungsgebühr. Datenpflege ist im Betrieb enthalten. Nacharbeit nicht doppelt zählen.
Startvoraussetzungen verändern Im Ausgangsfall als erfüllt angenommen
Entfernen Sie eine Annahme und beobachten Sie die Entscheidung. Diese Auswahl ist keine echte Fachprüfung.
Vorleistungen umfassen eine nutzbare Verbindung, geordnete Datenablage, nötige Einweisung und getestete Rückfalllösung. Fehlen sie oder wird zusätzliche Doppelbearbeitung nötig, reicht der Sechs-Stunden-Ansatz nicht: Zusatzaufwand klären, Auftrag neu rechnen und bewilligen; bis dahin kein Start.
Gesamter Pilotaufwand
- Berichte einschließlich Prüfung
- 10 Std.
- Betrieb und Betreuung
- 2 Std.
- Einführung und Vorleistungen
- 6 Std.
AUS PROBIEREN WIRD ENTSCHEIDEN
Der Pilotauftrag hinter der Rechnung
Die zwölf Felder bleiben gleich. Geänderte Annahmen ändern die Prognose; sie ändern keine zuvor vereinbarten Erfolgskriterien.
Zwölf Felder des Beispielauftrags ansehen
- 01 · Anwendung und Umfang
- 40 vergleichbare interne Statusberichte einer Projektgruppe in vier Betriebswochen; gleicher Zweck und Datenweg. Keine Außenwirkung oder automatische Sachentscheidung.
- 02 · Rollen
- Pilotleitung koordiniert und erfasst Aufwand; Prozessverantwortlicher beurteilt Qualität und Kapazität. Ergebnisprüfer ist im Fall die Projektleitung, mit Fachkenntnissen, Quelleneinsicht und Korrektur-/Zurückweisungsbefugnis. Geschäftsführung entscheidet über Budget und Fortführung; zuständige Fachpersonen über notwendige Fachfreigaben.
- 03 · Startvoraussetzungen
- Vorleistungen, Freigaben, Einweisung, kompetente Kontrolle und erprobte Rückfalllösung werden als erfüllt angenommen.
- 04 · Ausgangswert und Messmethode
- 30 Personenminuten je gleichwertigem Bericht. Personenzeit und Fehler je Bericht erfassen; Einführung und Betrieb getrennt zählen. Nach zehn repräsentativen Berichten und bei Störungen prüfen. Eine Hochrechnung ist kein bereits verbrauchtes Budget.
- 05 · Zeitbudget und Ausgaben
- Unveränderte Grenzen: 18 Pilotstunden und 100 €. Aktuelle Prognose: 18 Stunden und 100 €. Bei Zusatzbedarf ist vor Nutzung eine neue Auftragsentscheidung nötig.
- 06 · Qualität und Teamakzeptanz
- Jeder Bericht wird geprüft; keine freigegebenen falschen Termine, unbelegten Zusagen oder ausgelassenen entscheidungsrelevanten Fragen. Aktive Teamablehnung führt zu Stop und Ursachenklärung; einzelne Rückfragen allein nicht.
- 07 · Nutzung der freien Kapazität
- Mindestens 8 tatsächlich nutzbare Stunden je 40 Berichte nach Einführung. Verwendung: offene Projektrückfragen. Unveränderte Gehälter ergeben keine vermiedene Auszahlung.
- 08 · Stop und Eskalation
- Einzelbericht sperren bei ungeklärten Quellen oder Fehlern. Gesamtpilot stoppen bei wesentlichem Freigabefehler, erneutem gleichen Fehlertyp trotz Korrektur, fehlender gemeinsamer Voraussetzung oder aktiver Teamablehnung. Unbekannte Reichweite: Gesamtpilot ruht. Absehbare Budget-/Zielverfehlung: vor weiterem Verbrauch stoppen.
- 09 · Anpassung und Änderungen
- Fehler beheben, Korrektur im angewendeten Ablauf berücksichtigen, erneut prüfen. Unklarer Quellenstatus oder Quellenänderung bis zur tatsächlichen Rückablage sperrt die Ausgabe; erneut prüfen und freigeben. Neuer Versuch mit neuem Auftrag; keine rückwirkende Erfolgserklärung. Neue Dokumentart, Gruppe, Zweck oder Datenweg: vor Nutzung erforderliche Fachfreigaben erneut einholen sowie Umfang, Budget und Entscheidungstermin neu festlegen.
- 10 · Ausfall und Ende
- KI-Ablauf anhalten, getestete regelbasierte Vorlage und Ausnahmerouting einsetzen. Ohne Quellenzugriff keine neue Statusfreigabe. Nach Ende Zugriffe und Zusatznutzung beenden, falls keine Fortführung bewilligt ist.
- 11 · Entscheidungstermin
- Nach vier Betriebswochen. Zu wenige vergleichbare Berichte belegen keinen Erfolg; keine automatische Verlängerung oder nachträgliche Mengenänderung.
- 12 · Fortführung und Ausweitung
- Die Geschäftsführung entscheidet ausdrücklich bei erfüllten Start-, Qualitäts- und Akzeptanzbedingungen sowie nutzbarer Kapazität. Im Ausgangsfall: weitere vier Wochen, höchstens 40 Berichte derselben Art/Gruppe und desselben Zwecks/Datenwegs, 12 laufende Stunden und 100 €. Dieselben Qualitäts-, Akzeptanz- und Stop-Regeln gelten weiter. Für veränderte Annahmen neuen Gesamtaufwand festlegen und bewilligen; alte Kriterien bleiben bestehen.
Wann wäre ein rechnerisches „Weiter“ falsch?
Wenn freie Zeit nicht nutzbar ist, echte Unterlagen schwieriger sind oder notwendige Vorbereitung fehlt. Bereits investierte Zeit rechtfertigt keine Fortsetzung. Die automatische Dokumentenübernahme und Rückablage sind hier ein beschriebenes Sollverfahren; diese Seite führt sie nicht aus.
KI-Kompass 3.0 · Interaktiver Praxisfall AFiktive Daten · Eingaben nur für diese geöffnete Seite · Stand: 2026-09-11