Relevant, wenn ein Antwortentwurf an Kunden eine fachliche Auskunft oder Zusage enthalten könnte. Ergebnis: eine begrenzte, geprüfte Antwort und eine offene Terminfrage mit zuständiger Person. Fachprüfung: Projektleitung mit Befugnis zur Kundenantwort; Einkauf für die Materialauskunft. Zurück zu: H4, Entscheidungen D07 und D08.
Anfrage, Unterlagen, Ausgaben, Personenrollen und Aufwände sind erfunden. Die Entwürfe wurden für dieses Lehrbeispiel geschrieben; sie sind keine protokollierten Ausgaben eines eingesetzten KI-Systems. Der automatische Datenweg beschreibt ein Sollverfahren. Hier wird keine Nachricht versendet und keine Unternehmenslösung installiert.
1. Eine Auskunft wird zur möglichen Zusage
Ein fiktiver Metallbaubetrieb fertigt eine Wartungsbühne für eine Produktionshalle. Der Kunde plant den Kraneinsatz und braucht eine belastbare Auskunft zur Lieferung. Im Kundenservice geht die folgende Frage ein. Der Wunsch des Kunden darf dabei nicht zum bestätigten Termin werden.
B00 — Kundenfrage · 2026-09-11 · Vorgang K-24
Guten Tag, ist die Funktionsprüfung unserer Wartungsbühne abgeschlossen? Können Sie die Lieferung am 18.09.2026 bestätigen? Wir müssen den Kran reservieren.
Im geplanten Ablauf wird die Frage automatisch dem Auftrag zugeordnet. Die KI soll einen Antwortentwurf vorbereiten. Der Kundenservice kontrolliert, ob der Vorgang passt und die offenen Punkte sichtbar sind; die fachlich zuständige und dazu befugte Projektleitung prüft den Inhalt und gibt die Antwort frei. Der Einkauf klärt Materialfragen. Er darf durch seine Materialauskunft allein keinen Liefertermin für das fertige Produkt zusagen.
Interne Fallregel: Jede Antwort dieses Tests wird vor dem Versand fachlich geprüft und durch die Projektleitung oder ihre ausdrücklich befugte Vertretung freigegeben. Diese Festlegung ist keine allgemeine gesetzliche Vieraugenpflicht.
2. Die begrenzte Wissensgrundlage
Für diesen Vorgang sind ausschließlich B00 und die folgenden freigegebenen Miniaturunterlagen zugelassen. B00 ist eine Kundenfrage, kein Beleg für den Lieferstatus. Ein allgemeiner Dokumentenzugriff oder eine freie Websuche gehört nicht zum beschriebenen Ablauf.
B01 — Prüfstatus · freigegeben am 2026-09-10 · Projektleitung
K-24, Wartungsbühne: Funktionsprüfung abgeschlossen. Das Ergebnis darf dem Kunden mitgeteilt werden. Die Schlussmontage ist noch offen. Aus diesem Prüfstatus folgt keine Lieferfreigabe.
B02 — Materialstatus · freigegeben am 2026-09-11 · Einkauf
K-24: Die Bestätigung des Materials für die Schlussmontage steht aus. Ein verbindlicher Materialeingang ist nicht dokumentiert. Einkauf klärt die Bestätigung. Es liegt kein bestätigter Liefertermin für die fertige Wartungsbühne vor. Dieser Status darf dem Kunden mitgeteilt werden.
B03 — Antwortbefugnis · freigegeben am 2026-09-01 · Geschäftsführung
Für K-24 gibt die Projektleitung Kundenantworten frei; bei Abwesenheit übernimmt die ausdrücklich benannte und befugte Vertretung. Ein Liefertermin darf erst nach dokumentierter Terminbestätigung durch die Projektleitung mitgeteilt werden. Kundenservice und KI-Entwurf dürfen keinen Termin ergänzen. Die Bestätigung des Materialeingangs allein ist keine Lieferzusage für die Wartungsbühne.
3. So soll der automatische Ablauf funktionieren
- Freigegebener Eingang: Eine dafür freigegebene Verbindung übernimmt die Anfrage aus dem vorgesehenen Kundenpostfach. Auftragskennung und Absender werden dem richtigen Vorgang zugeordnet; bei fehlender oder mehrdeutiger Zuordnung entsteht eine Ausnahme zur Klärung.
- Quellenzuordnung: Der Ablauf ruft nur die für K-24 zugelassenen Fassungen B01–B03 ab. Quellenkennung, Datum und Freigabestatus bleiben beim Entwurf sichtbar. Fehlender Zugriff, unlesbare Quellen oder unklarer Freigabestatus sperren die Antwort.
- Entwurf: Die KI erhält die Anfrage und diese Quellen mit dem Auftrag, belegte Aussagen und offene Fragen zu trennen. Der Entwurf gelangt automatisch in den Prüfbereich des Kundenservice und zur Projektleitung. Die Anweisung allein beweist keine richtige Ausgabe.
- Fachliche Entscheidung: Die Projektleitung öffnet Anfrage, Entwurf und Quellen zusammen. Sie kann korrigieren, zurückweisen oder eine Rückfrage an Einkauf veranlassen. Die Klärungsaufgabe wird im Sollverfahren automatisch mit Vorgangskennung und fehlendem Beleg zugewiesen; dessen Rückmeldung wird automatisch dem Vorgang zugeordnet.
- Freigabe und Versand: Nur die ausdrückliche Freigabe durch eine befugte Person löst den automatischen Versand genau dieser Antwortfassung an den geprüften Empfänger aus. Eine geänderte Antwort oder Quelle verlangt erneute Prüfung. Entscheidung, Quellenversionen und Versandstatus bleiben im vorgesehenen Vorgang nachvollziehbar; eine Wiederholung darf keinen doppelten Versand auslösen.
Vor echtem Einsatz: Zweck, Daten, Werkzeug und Einstellungen, Zugriffe, erforderliche Verträge sowie einschlägige Rechte- und Transparenzfragen müssen geklärt sein. Bei personenbezogenen Daten sind die Rechtsgrundlage und gegebenenfalls der Vertrag zur Auftragsverarbeitung sowie Drittlandübermittlungen zu prüfen. Das geschieht vor der Übernahme echter Anfragen. Beteiligung, aufgabenbezogene Vorbereitung, Fachkenntnisse, Quellenzugriff und tatsächlich nutzbare Korrektur-, Zurückweisungs- und Eskalationsbefugnis müssen vorhanden sein. Ein offenes anwendbares Muss-Kriterium verhindert den betroffenen Einsatz. H3, H4 und Quellen führen die Voraussetzungen und Fachprüfgrenzen.
Bei Ausfall pausiert der KI-Ablauf. Als vorher zu prüfender Ersatzweg ist eine regelbasierte Vorlage vorgesehen, die freigegebene Statusfelder automatisch übernimmt und Lücken an die Projektleitung meldet. Auch sie braucht fachliche Freigabe. Ohne nutzbaren Quellenzugriff oder befugte Vertretung bleibt die Antwort gesperrt. Der zulässige Ersatzweg und der Wiederanlauf werden vor Nutzung nach H6 getestet.
4. Der sichtbare Fehler und seine Korrektur
Fehlerhafter Entwurf — nicht freigegeben:
Guten Tag, die Funktionsprüfung Ihrer Wartungsbühne ist abgeschlossen. Wir bestätigen die Lieferung am 18.09.2026. Sie können den Kran entsprechend reservieren.
Der erste Satz folgt aus B01. Der zweite übernimmt den Kundenwunsch aus B00 als betriebliche Zusage. Keine Quelle bestätigt ihn. Der dritte Satz verstärkt den Fehler: Der Kunde soll auf dieser unbelegten Grundlage eine kostenpflichtige Reservierung vornehmen. Ein freundlicher Ton oder eine selbstsichere Begründung beseitigt die Lücke nicht. Hintergrund zu überzeugenden Falschaussagen.
Die Projektleitung weist diese Fassung zurück. Für die Rückfrage wird folgende Aufgabe vorbereitet und im Sollablauf automatisch zugewiesen:
An Einkauf, Vorgang K-24: Bitte klären Sie die ausstehende Materialbestätigung aus B02 und hinterlegen Sie den belegten Materialstatus im Vorgang. Der vom Kunden angefragte 18.09.2026 ist kein bestätigter Liefertermin. Die Projektleitung beurteilt nach Ihrer Rückmeldung die Folgen für die Auslieferung.
Korrigierte Antwort — im Lehrbeispiel durch die befugte Projektleitung freigegeben:
Guten Tag, die Funktionsprüfung Ihrer Wartungsbühne ist abgeschlossen. Einen Liefertermin können wir derzeit nicht bestätigen; die Materialbestätigung für die Schlussmontage steht noch aus. Den von Ihnen angefragten 18.09.2026 können wir deshalb nicht zusagen. Unsere Projektleitung klärt die Terminfrage mit dem Einkauf. Bitte betrachten Sie diese Auskunft nicht als Grundlage für eine feste Kranreservierung.
Was die Freigabe umfasst: die begrenzte Statusauskunft und den offen benannten Klärungsbedarf. Sie umfasst keine Lieferung am 18.09.2026 und keinen erfundenen Rückmeldetermin. In der Fallannahme übernimmt die Projektleitung die Klärung verbindlich als Aufgabe; die zugesagte Tätigkeit braucht daher auch eine Zuständigkeit im Vorgang. Eine spätere Terminbestätigung wird als neue Quelle geprüft und in einer gesondert freizugebenden Antwort mitgeteilt.
Die Quellenprüfung fragt außerdem: Versteht der Kunde, dass Schlussmontage und Lieferung offen bleiben? Geht die Antwort an den richtigen Empfänger? Sind nur freigegebene Aussagen enthalten? Wurden Quellen seit der Prüfung geändert? Bleibt eine dieser Freigabefragen ungeklärt, bleibt der Versand gesperrt.
5. Aufwand ohne behauptete Ersparnis
Die folgenden fiktiven Personenstunden für genau eine Anfrage zeigen den Aufwand bis zur begrenzten Statusantwort. Sie sind weder gemessen noch ein Preis- oder Zeitversprechen. Maschinenlaufzeit und Wartezeit auf Materialauskunft sind keine Personenstunden.
| Arbeitsschritt | Enthaltener Personenaufwand | Fiktiver Ansatz |
|---|---|---|
| Erstellen | Vorgangszuordnung kontrollieren, Entwurf auf Vollständigkeit der Frage sichten | 0,05 Stunden |
| Prüfen und korrigieren | Quellenvergleich, unbelegte Zusage entfernen, korrigierten Text und Empfänger prüfen, Antwort freigeben | 0,20 Stunden |
| Rückfragen bearbeiten | Klärungsaufgabe präzisieren, an Einkauf veranlassen, Übernahme der Aufgabe abstimmen | 0,15 Stunden |
| Summe bis zur begrenzten Antwort | 0,05 + 0,20 + 0,15 | 0,40 Stunden |
Die eigentliche Materialklärung und eine spätere Terminantwort sind noch offen; ihre zusätzlichen Personenstunden werden gesondert erfasst. Gemeinsame Gespräche zählen je teilnehmender Person. Die Entwurfskorrektur ist bereits im Prüfaufwand enthalten und wird nicht nochmals addiert.
Einrichtung der Verbindungen, Quellenaufbereitung, Datenfreigaben, Einweisung, Tests, laufende Pflege und zusätzliche Ausgaben fehlen in dieser Einzelvorgangssumme bewusst. Sie gehören vor Einsatz in den vollständigen Pilotauftrag aus H5. Ohne gemessenen Vergleich gleicher Qualität und diesen Gesamtaufwand ist kein Nutzen belegt. Aus 0,40 Stunden folgt insbesondere keine Ersparnis.
6. Begründete Entscheidung und Rückkehr
Ändern und begrenzt freigeben: Die befugte Projektleitung kann die Statusantwort im fiktiven Fall freigeben, weil B01/B02 deren Sachverhalt tragen und sie die Klärungsaufgabe übernimmt. Die Terminfrage bleibt beim Einkauf beziehungsweise bei der Projektleitung. Die ursprüngliche Fassung bleibt verworfen.
Stoppen oder an Fachperson übergeben: Fehlt die fachliche Beurteilung, der erforderliche Quellenzugriff oder die Freigabebefugnis, darf der Text nicht hinausgehen. Wurde eine unbelegte Zusage bereits versendet, ist das kein normaler Entwurfsfehler mehr: Der betroffene Ablauf wird angehalten und nach H6 auf weitere betroffene Ausgaben und erforderliche Maßnahmen geprüft.
Wann wäre diese Entscheidung falsch? Wenn die offene Terminfrage hinter höflicher Sprache verschwände, niemand die Klärung übernimmt oder die Projektleitung den Entwurf ohne Quellenabgleich bestätigt. Auch dauernd steigender Prüf- und Rückfrageaufwand kann den Einsatz ungeeignet machen. Ein verhinderter Fehler beweist keine Wirtschaftlichkeit oder dauerhafte Zuverlässigkeit.
Die Pilotleitung lässt Fehlerursache und wirksame Änderung dokumentieren: fehlender Beleg, Verwechslung von Wunsch und Zusage, angepasste Regel oder Quellenzuordnung. Vor erneuter Nutzung wird ein weiterer Test mit unbelegtem Wunschtermin durchgeführt. Eine korrigierte Kundenantwort trainiert das Modell nicht automatisch; für zukünftige Entwürfe muss die Änderung im verwendeten Ablauf ankommen. Technische Einordnung.
Kehren Sie mit den benannten Personen, der bestandenen Fehlerübung und dem funktionierenden Sperr- und Rückfrageweg zu H4, D07/D08 zurück. Die Freigabe für Ihren echten Einsatz bleibt eine eigene Entscheidung.